La numérisation devient aujourd’hui indispensable, et cela presque dans tous les domaines. Ce processus permet de transformer des documents papiers en fichiers numériques. Grâce à ce concept, les utilisateurs ne sont plus obligés d’utiliser de classeurs pour stocker leurs dossiers sur papier. Ce qui offre un énorme gain d’espace, un temps d’accès beaucoup plus rapide pour les intéressés.
Professionnel ou particulier, vous pouvez donc conserver vos fichiers en les numérisant. Une procédure complémentaire permet d’appliquer une reconnaissance de caractère, ce qui facilite grandement les modifications ultérieures des documents numérisés.
En quoi consiste la numérisation et quels en sont les avantages ?
La numérisation, c’est une procédure qui consiste à transformer un support papier en un fichier digital. Diverses raisons poussent donc les entreprises à intégrer la numérisation :
Accéder aux documents à tout moment et sur n’importe quel appareil
Prenons comme exemple une personne qui se déplace avec tous ses documents papiers pour aller à un rendez-vous. Avant, elle était obligée d’aller les récupérer à son bureau, alors que s’ils sont numérisés, il suffit de les télécharger, sur son ordinateur, avant d’aller à son rendez-vous. Ces documents, une fois numérisés, seront disponibles sur votre ordinateur. Mieux encore, vous pouvez les déposer sur votre boîte e-mail et les consulter, ou bien, les déposer sur un système de Cloud comme Dropbox ou Google Drive ou sur un serveur dédié, il faut dans ce cas, une connexion internet. Ces outils vous aident à y accéder de n’importe quel endroit.
Notez qu’avec Dropbox, Google Drive ou un serveur externe vous pourrez ouvrir vos documents depuis tous vos périphériques (Smartphone, tablette et ordinateur). Le but, c’est de garantir la disponibilité des documents tout le temps. Et cela, même si vous vous trouvez dans une zone hors connexion ou sans réseau en les téléchargeant auparavant.
Partager des fichiers : dossiers, images …
Au sein d’une entreprise, les collaborateurs doivent parfois opter pour le partage des documents pour réaliser certaines missions. La numérisation est la solution parfaite pour ne pas copier et coller les dossiers d’un ordinateur à un autre. Cela évite également de devoir imprimer les informations sur papier pour ensuite les distribuer. De plus, si une modification est apportée sur un document numérisé, elle est instantanément disponible pour toutes les autres personnes.
Faire des économies et protéger l’environnement
Depuis plusieurs années, la planète court un grand danger à cause de la déforestation. Heureusement, la numérisation permet de limiter ce phénomène. En effet, si tous les documents papiers sont stockés et accessibles en ligne, l’impression devrait diminuer.
Sécuriser les données
Avant, on n’y prêtait pas souvent attention, mais les dossiers n’étaient pas sécurisés. Même en conservant correctement vos documents, le risque de les perdre ou de les abîmer existe toujours. Que ferez-vous si un incendie survient ou si de l’eau y est versée ?
La solution, c’est de toujours garder une copie numérique de ses fichiers. De plus, il devient désormais possible de sécuriser l’accès aux dossiers par un mot de passe. Sur certains appareils mobiles, vous pouvez même définir des délais de validité.
Simplifier l’organisation
Même l’individu le plus organisé de la planète ne rivalise pas avec la digitalisation. Avec un système de GED, il s’avère plus simple de diffuser, de créer ou de modifier les fichiers.
Proposée par une entreprise experte, votre GED (Gestion électronique des documents vous facilite la recherche d’information). Tout comme avec Dropbox, le logiciel met à votre disposition une technologie qui trouve rapidement vos dossiers par les termes que vous mentionnez. Par exemple, si vous voulez vérifier une facture payée en 2015, il vous suffit de préciser la date. Cette solution est dans ce cas plus pratique que de fouiller dans les classeurs durant des heures.
Stocker n’importe quel document…
Le plus souvent, dès que l’on parle de numérisation, on pense seulement aux factures, aux contrats, etc. Pourtant, la digitalisation s’utilise pour différents besoins. N’importe quel objet existant se transforme en version numérique. Les photos, les croquis, les supports de communication … peuvent être digitalisés. Même si vous voyez un extrait ou une coupure de magazine qui vous donne de l’inspiration, vous avez le droit de l’enregistrer.
Les risques avec la numérisation
Malgré ses avantages, la digitalisation fait tout de même encourir quelques risques. Cela concerne particulièrement la sécurité des données enregistrées. Si l’archivage ne s’effectue pas de façon adéquate, vous pouvez faire face à des corruptions : infiltration, cyberattaques, serveur défectueux, etc.
Avec une telle pratique, il s’impose dans ce cas de prendre des précautions. Par exemple, dupliquer vos fichiers à plusieurs endroits avec l’usage d’un système de sécurité de haut niveau. Donnez seulement accès à ces sauvegardes à des personnes de confiance.
