La GED et le SAE figurent comme les deux outils d’archivage indispensables à une entreprise. Certaines sociétés n’arrivent pas à les distinguer. Pourtant, ces deux principes disposent de fonctionnalités bien différentes. L’idéal est de combiner leur usage afin de faciliter la gestion de l’information. Qu’est-ce qui différencie donc la GED du SAE ?
La GED c’est quoi
Appelée « Gestion électronique des Documents », la GED se définit comme un outil qui aide à centraliser les dossiers numériques. Elle permet de traiter vos documents ayant tous types d’extensions.
Avec l’usage de ce logiciel de gestion de documents, vous pouvez :
- Concevoir un nouveau document pour tout type de projet. Par exemple, pour le lancement d’un produit ou la gestion des missions ;
- Digitaliser des contenus sur papier déjà existants. Il peut s’agir de documents archivés ou des statuts de votre entité ;
- Remplacer des informations sur vos dossiers. C’est une alternative qui vous évite de recommencer la rédaction de contenus de vos textes ;
- Partager des fichiers avec d’autres personnes. Le responsable a la possibilité de réaliser des suivis sur les actions que les employés effectuent sur ces fichiers. Si nécessaire, il dispose le droit d’y créer une procédure de validation et de publication.
Peu importe le domaine dans lequel vous travaillez, cet outil informatique va vous servir de base documentaire fiable. Au sein d’une société, il facilite grandement le travail aux membres de chaque équipe puisqu’il aide à partager des renseignements en temps réel et d’informer instantanément, les utilisateurs, à chaque fois qu’un document est modifié ou validé.
L’utilisation du SAE
Le SAE ou le « Système d’Archivage électronique » ne consiste pas juste à archiver les contenus mais aussi à les sécuriser. Toutes les entreprises peuvent aussi l’utiliser pour d’autres besoins fondamentaux.
- Au sein d’un organisme, le dirigeant souhaite souvent tracer les fichiers qui circulent au sein des équipes. Il envisage aussi de vérifier l’authenticité de chaque document fourni par les salariés. Le SAE semble être parfait pour ces deux tâches.
- Avec la cybercriminalité, il devient également difficile de faire confiance à tout le monde. Toutefois, les collaborateurs ne prennent pas en compte les risques encourus lorsqu’ils délaissent les informations sur leurs ordinateurs. C’est au chef d’équipe d’assurer à ce qu’aucun renseignement ne fuite et qu’aucun individu de l’extérieur ne puisse accéder aux fichiers de la société. Le logiciel SAE est justement l’alternative idéale pour cela.
Cet outil est même considéré comme un vrai coffre-fort numérique qui contribue à la conservation des fichiers. Dès que vous enregistrez des dossiers sur un SAE, il devient quasi-impossible d’y effectuer des modifications.
Combiner les deux systèmes GED et SAE : est-ce possible ?
Si la GED permet de gérer aux mieux les documents d’une société, le SAE quant à lui aide à les sécuriser. Ainsi, ces deux outils se complètent.
- Grâce à la GED, vous rendrez la création de vos dossiers beaucoup plus simple. Vous et votre équipe en profiterez pour gagner du temps.
- Avec la solution de conservation protégée du SAE, vous pouvez stocker chacun de vos fichiers à chaque fin de cycle. Ni vous ni aucun autre utilisateur ne risquez plus de le falsifier.
Pour quelle raison utiliser ces deux outils ?
Qu’importe le statut de votre organisme, PME, grande entreprise, agence ou cabinet, vous voudriez certainement gérer plus vite vos tâches administratives. La technologie actuelle vous propose l’usage de ces deux systèmes pour bénéficier de plusieurs avantages :
- Avec la GED et le SAE, les délais pour le traitement de chaque dossier sont raccourcis. Si vous gérez plusieurs salariés, en leur offrant l’accès à un outil de GED, ils pourront économiser du temps et s’y consacrer pour d’autres missions ;
- Les coûts logistiques sont en même temps réduits. Plus besoin d’avoir d’espace de stockage et d’acheter des étagères pour entreposer de gros dossiers ;
- En interne, il devient plus facile pour le chef d’entreprise de communiquer avec les collaborateurs. Chaque document est disponible sur un réseau ;
- En externe, les prestataires n’attendent pas pour recevoir leurs commandes. Grâce à ces outils, aujourd’hui, les échanges entre eux et les sociétés sont même simplifiés.
Des conseils avant l’utilisation des logiciels GED et SAE
Pour trouver le bon système de GED ou SAE qui assure la sécurité de vos dossiers, fiez-vous à un expert en archivage de documents. Avec une entreprise experte en la matière, vous disposez d’une solution de GED de qualité. Elle vous accompagne pour réunir et gérer vos dossiers, et les mettre à la disposition des partenaires dès que cela est nécessaire.
Elle vous offre aussi une solution d’archivage numérique qui répond aux normes en vigueur. Cela afin que vous puissiez garder, en sécurité, vos fichiers sur le long terme.
